Googleドライブには複数の保管場所があります。
用途・組織/チームのルールに応じて、保管場所を使い分けてください。
マイドライブ
自分が作成したフォルダやファイルを保存する場所です。
マイドライブに新規作成したフォルダ/ファイルは、自動でオーナー権限が付与されます。
作成したフォルダ/ファイルに共有設定していない場合は、自分しか閲覧・検索できません。

共有ドライブ
組織全体で共有するファイルやフォルダを保存する場所です。
メンバーのアカウントが削除されても、そのメンバーが作成したフォルダ/ファイルは残ります。

共有ドライブの設定を変更できるのは、共有ドライブの管理者のみです。

共有アイテム
他のユーザーから共有してもらったフォルダやファイルを確認できる場所です。

「整理」>「ショートカットを追加」 すると、マイドライブにショートカットが作成できます。

マイドライブと共有ドライブの違い
マイドライブ
メリット
- 個人利用のファイルを安全に保管できる
- フォルダ、ファイル単位でアクセス権が設定できる
- 閲覧者に、ダウンロード・印刷不可の設定ができる
- 削除しても30日間、個人のゴミ箱に残る
デメリット
- アカウントを削除するとデータも削除される
共有ドライブ
メリット
- 管理者を複数人設定できるので、退職者のアカウント削除してもデータは削除されない
- 共有ドライブ、フォルダ、ファイル単位でのアクセス権設定ができる
- 閲覧者に、ダウンロード・印刷不可の設定ができる
- 削除しても30日間、共有ドライブのゴミ箱に残る
デメリット
- ファイルのアクセス権を下位の権限に変更すると、格納しているフォルダの権限も下位権限になってしまう
共有ドライブのアクセス権設定
アクセス権には複数の種類があります。適宜、使い分けて設定してください。
アクセス権の種類
| 共有ドライブ | フォルダ | ファイル |
|---|---|---|
| 管理者 | 管理者 | - |
| コンテンツ管理者 | コンテンツ管理者 | - |
| 投稿者 | 投稿者 | 編集者 |
| 閲覧者 (コメント可) |
閲覧者 (コメント可) |
閲覧者 (コメント可) |
| 閲覧者 | 閲覧者 | 閲覧者 |
アクセス権変更の影響範囲

| 変更する | 親フォルダ | 子フォルダ | ファイル | |
|---|---|---|---|---|
| 親フォルダの権限を変更する | 上位権限への変更 | ★ | 〇 | 〇 |
| 下位権限への変更 | ★ | 〇 | 〇 | |
| 親フォルダの権限を変更する | 上位権限への変更 | ✕ | ★ | 〇 |
| 下位権限への変更 | 〇 | ★ | 〇 | |
| 親フォルダの権限を変更する | 上位権限への変更 | ✕ | ✕ | ★ |
| 下位権限への変更 | 〇 | 〇 | ★ |
★は変更場所 〇 は継承される ✕ は継承されない
