Googleドライブの内の特定のフォルダやファイルにアクセスできるメンバー、操作権限を簡単に設定することができます。
共有設定を間違えてしまうと、情報漏洩にも繋がりかねないため、十分に注意してください。
共有する方法
方法１
- 共有したいファイルを選択します
- 右端にある「︙」（縦の三点リーダー）をクリックします
- 共有 → 共有をクリックします
- 共有するユーザーの氏名、またはメールアドレスを入力します
※複数のユーザーと共有する場合は、メールアドレスをカンマで区切って入力してください
方法２
- 共有したいファイルを選択します
- 右クリック → 共有 → 共有をクリックします
方法３
- 共有したいファイルを開きます
- 右上の「共有」をクリックします
共有しているフォルダ・ファイル
共有前の表示
共有後の表示
フォルダにアクセス権を設定した場合、その配下にあるサブフォルダ、またはファイルにも同じアクセス権が継承されます
アクセス権を一括して設定できるメリットもありますが、情報漏洩のリスクとなるデメリットもあります
フォルダにアクセス権を設定する時は、注意してください
共有設定の種類
オーナー
Googleドライブにフォルダ作成、ファイルを作成、またはファイルをアップロードしたユーザーがオーナーとなります。
オーナー権限は、１ファイルに１名しか設定できません。
編集者
ファイルの編集、移動、アクセス権設定の変更が行える権限です。
自分がオーナーではないファイルの削除ができますが、これは自分のGoogleドライブから表示されなくなるだけで、ファイルを完全削除（ゴミ箱へ移動）はできず、他のユーザーはアクセスできる状態のままとなります。
閲覧者
閲覧のみの権限で、ファイルの編集、移動、削除、アクセス権設定の変更はできません。
閲覧者（コメント可）
閲覧のみの権限で、ファイルの編集、移動、削除、アクセス権設定の変更はできませんが、ファイルにコメントを入れることが可能です。
回答者
Googleフォームのみに設定できる共有設定です。
2024年12月のアップデートで、Googleフォームに回答できる人をアカウント（組織）単位で制限できるようになりました。
共有の詳細設定
オーナーは、編集者・閲覧者・閲覧者（コメント可）の権限も持つユーザーに対し、共有の制限を追加設定することができます。
編集者がアクセス権を変更できないようにする
オーナーと編集者の権限を持つユーザーは、ファイルのアクセス権を変更することが可能ですが、編集者によるアクセス権変更を禁止することができます。
この制限を特定のフォルダに設定した場合、制限はフォルダのみに適用され、そのフォルダの中にあるファイルには適用されません
ファイルに対して設定するようにしてください
ファイルの印刷・ダウンロード・印刷ができないようにする
閲覧者、閲覧者（コメント可）の権限を持つユーザーが、ファイルのダウンロード、印刷、コピーができないように設定することができます。
※フォルダに対して設定することはできませんので、ファイルに対して設定するようにしてください。
詳細設定方法
- 制限したいファイルを選択します。（※複数選択可）
- ファイルを選択した状態で、右クリック → 共有 → 共有をクリックします
- 右上にある設定アイコンをクリックします
- 禁止したい項目のチェックボックスをオフにします
一般的なアクセス
アクセス権の変更権限を持つユーザーは、ファイルを共有する際に「一般的なアクセス」オプションを管理することができます。
フォルダ・スプレッドシート・ドキュメント・スライドの場合
「組織全員」または「リンクを知っている全員」では、「編集者」「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」のいずれかを設定することができます。
制限付き
「アクセスできるユーザー」に設定されたユーザーのみが、リンクから開くことができます。
組織全員
GoogleWorkspaceを利用している場合「一般的なアクセス」の選択肢に、管理者が設定した組織名が表示されます。
リンクを知っているこの組織のメンバーは、誰でもアクセスできます。
リンクを知っている全員
リンクを知っているインターネット上の誰もがアクセスできます。
Googleフォームの場合
Googleフォームの場合は「編集者」か「回答者」のどちらかを設定することができます。
2024年12月のアップデートにより、回答者を特定のユーザーや部署だけに限定することができるようになりました。
GoogleWorkspaceを利用している場合、Googleフォーム作成時の「一般的なアクセス」の「回答者」の初期値は「組織名」となっています。
必要に応じて修正してください。
「アクセスできるユーザー」を限定しても、「一般的なアクセス」で「組織全員」または「リンクを知っている全員」を設定してしまえば、不特定多数のユーザーがアクセスできる状態となり、情報漏洩に繋がります
やむを得ない場合を除き、「リンクを知っている全員」を設定することは避けましょう
リンクを知らせた相手だけが、リンクを知っているとは限りません！
オーナー権限の譲渡とは
退職などにより、Googleアカウントを削除した場合、そのアカウントがオーナーになっているファイルは自動的に削除されてしまいます。
※アカウント削除後、20日間以内であれば、特権管理者により復元することができます。
実際、フォルダやファイルが膨大になってくると、オーナーが誰なのかもわからず、退職者のアカウントをむやみに削除できない状態になっていると思います。
これでは、退職者が退職後もGoogleドライブにアクセスできる状態となってしまいます。
自分が退職する際は、自分がオーナーになっているフォルダやファイルに対し、「オーナー権限の譲渡」を、業務を引き継ぐ担当者（アカウント）に行ってください。
