業務で作成したファイルは、頻繁に改訂することがあると思います。
ファイルを改訂した際、皆さんはどのようにファイルの変更履歴（版／バージョン）を管理していますか？
ファイルを更新し、その都度、別名でファイルを保存している方が多いのではないでしょうか。
ファイル「版」管理の課題
- 古いファイルを間違えて使ってしまう
- 更新した都度、共有しているメンバーに連絡しなければならない
- 誰がいつ、どこを変更したのか分かりにくい
- フォルダ内とファイルがごちゃごちゃ
このような課題を解消するために、Googleドライブの「版の管理」を活用しましょう！
Googleで提供されているファイル
GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなど、Googleで提供されているファイルは、ファイルに変更を加えた際に、自動で変更履歴が保存されます。
- ファイルを開きます
- 右上の「最終編集」アイコンをクリックします
- 変更履歴が表示されます
変更した箇所が色付けされています
左矢印（←）をクリックすると元の画面に戻ります
- 前の版に戻したい場合は、変更履歴から該当する版を選択後、「この版を復元」をクリックします
ファイルの閲覧・コピー・ダウンロード・印刷は履歴に残りません
また、ファイルに編集権限がないユーザーは、版の履歴を表示することができません
Googleで提供していないファイル
PDFファイル、画像ファイル、Excel、Wordなど、Googleで提供していないファイルは、ファイル個々に「版の管理」を設定する必要があります。
- 対象ファイルの上で右クリック → ファイル情報 → 版を管理 を選択します
- 「版を管理」が表示されます
「新版をアップロード」をクリックして、差し替えるファイルを選択します
- ファイルがアップロードされたら「閉じる」をクリックします
フォルダ／ファイル情報を確認する
Googleドライブ内のフォルダ、またはファイル情報の詳細を確認できます。
ファイルの種類やサイズの他に、アクセスできるユーザー、履歴も確認することもできます。
- 対象ファイルの右端にある「︙」（縦の三点リーダー）をクリックします
（右クリックでもOK）
- ファイル情報 → 詳細 をクリックします
- 「詳細」では、ファイルのプレビューや詳細情報、アクセスできるユーザーを確認することができます
- 「履歴」では、変更履歴を確認することができます
